5 vereisten voor goede ledenadministratie op een rij
Iedere vereniging, of dat nou een muziekvereniging, studentenvereniging of sportvereniging is, heeft te maken met leden en dus een ledenadministratie. De meeste verenigingen zijn financieel afhankelijk van de contributies die de leden jaarlijks aan de vereniging betalen. Daarom is het erg belangrijk dat de ledenadministratie goed op orde is! Er zijn een aantal dingen die daarbij kunnen helpen. In dit artikel zetten we een paar vereisten voor een goede ledenadministratie op een rij en leggen we uit hoe je daaraan kunt voldoen.
Wet Bescherming Persoonsgegevens
Er is specifieke wetgeving rondom het opslaan en verwerken van de ledengegevens: de Wet Bescherming Persoonsgegevens, ofwel de WBP. Om gegevens van derden te mogen beheren moet je volgens de WBP aan de volgende eisen voldoen:
- Het lid moet toestemming geven voor het verwerken van zijn of haar gegevens
- De gegevens moeten “juist en nauwkeurig” worden bijgehouden
- De gegevens moeten goed beveiligd zijn
- Op verzoek moet je inzage kunnen geven in deze gegevens
- De gegevens mogen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
Dat zijn dus behoorlijk wat belangrijke eisen waar je als vereniging aan moet voldoen als het gaat om de ledenadministratie. Wanneer je niet aan de WBP voldoet, kunnen er sancties opgelegd worden aan de vereniging. Daarom is het erg belangrijk om te zorgen dat alles op orde is. Maar hoe doe je dat?
Ledenadministratiesysteem
De ledenadministratie bijhouden in Excel is niet meer de beste manier. Het kan voelen als een grote stap, maar overstappen naar een ledenadministratie online kan ervoor zorgen dat je gemakkelijk aan heel veel van de eisen die de WBP stelt voldoet, omdat deze software hierop is ingericht. Daarnaast kan goede administratie software ervoor zorgen dat de ledenadministratie altijd op orde is. Deze software vergroot daarnaast de kans dat leden op tijd betalen, en hij is zo ingericht dat je alle gegevens veilig kunt bewaren zodat je voldoet aan de AVG. Zo kun je bij een ledenadministratiesysteem kiezen voor bepaalde beveiligingssoftware die de beveiliging van de gegevens waarborgt. Ook kun je precies bepalen op welke manier de gegevens bewaard worden en signaleert de software het automatisch als er bepaalde zaken bijgewerkt moeten worden.
Haal meer uit ledenadministratie
Met het gebruik van leden administratiesoftware kun je meer dan slechts voldoen aan de WBP. Door online te werken kun je thuis, op kantoor of waar je maar wilt aan de slag met je ledenadministratie. Daarnaast kun je andere werkwijzers integreren doordat je je favoriete betalingssoftware en andere apps kunt koppelen aan de administratie. Doordat bepaalde zaken makkelijker worden, heb je meer tijd voor andere taken: je krijgt automatische reminders, factureren hoeft niet meer handmatig en je kunt alle belangrijke gegevens in één oogopslag bekijken. Dat laat meer tijd over, die je weer in je vereniging kunt stoppen!
