Zo gebruik je een agenda
Een agenda kan erg handig zijn om overzicht te krijgen in de activiteiten die dagelijks gebeurd moeten worden. Er is maar beperkte tijd op een dag beschikbaar. Het is daarom belangrijk om de tijd goed te verdelen zodat alle noodzakelijke activiteiten uitgevoerd kunnen worden. Zonder een agenda zal je gauw belangrijke afspraken of momenten vergeten. Je kunt maar een beperkt aantal dingen onthouden voordat je de eerste weer vergeet. Het is daarom bijna noodzakelijk om een agenda te gebruiken.
Een overzichtelijke agenda
Een agenda werkt pas goed wanneer deze overzichtelijk is ingericht. Zorg er dus voor dat er geen cluster van onbelangrijke informatie ontstaat. Schrijf daarom alleen de noodzakelijke activiteiten op. Hierbij kun je denken aan belangrijke afspraken die je hebt. Ook bijvoorbeeld deadlines voor opdrachten en niet te vergeten, de feestdagen. Het hebben van te veel items op de agenda kan ervoor zorgen dat je over belangrijke afspraken heen leest. Om het aantal items te minimaliseren moet je dus geen to do-lijst toevoegen. Dat houdt in dat je bijvoorbeeld niet de boodschappen opsomt op een bepaalde dag. Zet in plaats van een heel lijstje met boodschappen alleen neer dat je op die dag de boodschappen moet gaan doen. Wat wel en geen belangrijke informatie is, kan heel breed geïnterpreteerd worden. Stel je dezelfde vraag aan verschillende mensen, dan zal je ook verschillende antwoorden terugkrijgen. Tijdens het beslissen of iets belangrijke informatie is, moet je jezelf afvragen of het ernstige gevolgen heeft wanneer je de activiteiten niet uitvoert.
Stel prioriteiten
Door belangrijke activiteiten te noteren zal je inzicht krijgen in hoe druk je het op een dag zal gaan hebben. Wanneer iemand vervolgens een afspraak met jou maakt op die drukke dag kan je meteen inzien of het voor jou wel haalbaar is. Als iemand iets van jou vraagt moet je ook bereid zijn om het te kunnen weigeren wanneer je er eigenlijk geen tijd voor hebt. Als reden kun je dan vertellen dat de agenda voor die dag al vol is gepland waardoor je geen tijd meer hebt voor andere activiteiten. Daarnaast is het ook belangrijk om een rangorde te maken van de verschillende activiteiten die op een dag moeten gebeuren. Sommige activiteiten zullen belangrijker zijn dan anderen. Daarom zullen deze hoger op de ranglijst staan. Zo kun je ervoor zorgen dat altijd eerst de meest belangrijke activiteiten op een dag worden uitgevoerd.
Bewerkingen maken
Het is belangrijk om de agenda frequent bij te werken. Door het frequent bijwerken zul je ook meerdere malen kijken naar de taken die op een dag volbracht moeten worden. Zo kun je ervoor zorgen dat je niet over belangrijke activiteiten heen leest of zelfs vergeet naar de activiteiten te kijken. Wanneer je een activiteit hebt voltooid, is het daarnaast slim om deze direct af te vinken. Zo krijg je een betere indruk op de activiteiten die al voltooid zijn en de activiteiten die nog voltooid moeten worden. Wanneer nieuwe afspraken of activiteiten bekend zijn, is het belangrijk om deze direct op te schrijven. Het kan zo zijn dat je na een tijdje vergeet de activiteiten op te schrijven of de activiteit niet concreet genoeg is opgeschreven. Heb je al een agenda maar wil je wel graag dingen noteren? Dan kun je het beste een notitieboek kopen.
